Programmasecretaris

Waar ga je werken?
Je komt te werken voor de Human Capital Coalitie Energie transitie (HCCE) als programmasecretaris en voert hiervoor ondersteunende taken uit. De HCCE is een samenwerking tussen onderwijs, overheid en bedrijfsleven om te zorgen voor voldoende (kwantitatief en kwalitatief) personeel in het haven- en industriegebied van Rotterdam. In onze regio zijn uitdagende transities gaande. Binnen de HCCE wordt gewerkt aan vijf concrete doorbraakprojecten op het gebied van onderwijs en arbeidsmarkt en zijn er diverse overleggen op bestuurders- (stuurgroep), directie- en projectleidersniveau actief.

Voor meer informatie zie: Banenmagneet energietransitie vraagt veel nieuw talent.

Wat ga je doen?

Als programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

• Coördineren en faciliteren van de verschillende HCCE-doorbraakproject(en):

• • geen inhoudelijke uitvoering, maar wel het faciliteren en ondersteunen van de projectleiders;

• • het monitoren of alle partijen in de coalitie zich aan de gemaakte plannen en afspraken houden, waar nodig bijsturen en escaleren (aan het directeurenoverleg).

• Verantwoordelijk voor het verzamelen en samenstellen van een geconsolideerde, geaggregeerde rapportage voor het directeurenoverleg en de stuurgroep ten aanzien van de projectvoortgang en financiën.

• • rapporteren over voortgang, KPI’s en financiën (budget en realisatie in beeld brengen in een helder overzicht);

• • validatie gebeurt door directeuren vanuit het onderwijs en de overige partners.

• Ieder kwartaal verzamelen, samenstellen en opleveren van een totaalrapportage per doorbraakproject in afstemming met de projectleiders en directie.
• Plannen van directeuren-, stuurgroep- en projectleidersoverleggen en deze op elkaar laten aansluiten met een logische frequentie en zorgen dat de agenda’s kloppen.
• Tijdige verzending van de vergaderstukken.
• Faciliteren om jaarplannen per project te laten opstellen door projectleiders, een format aanleveren, vervolgens de plannen ter vaststelling inbrengen in het directeurenoverleg.
• Beantwoorden en doorzetten naar de juiste persoon van binnengekomen vragen en verzoeken.

De looptijd van het HCCE-programma is in ieder geval tot en met eind 2026, dat betekent dat er tot en met 2026 een programmasecretaris aanwezig dient te zijn. De aanstelling van de programmasecretaris loopt van 1-8-2024 t/m 1-4-2027 (32 maanden), met elke 6 maanden een evaluatiemoment.

Wij bieden

• een leuke baan voor 32 uur in de week (0,8 fte);
• een goed salaris, brutomaandloon o.b.v. 32 uur € 2.500,- t/m € 3.600-;
• hybride werken;
• een baan waar je direct kunt starten;
• volledige ov-reiskostenvergoeding;
• werkervaring in de nummer 1 haven van Europa.

Wij vragen

• minimaal hbo werk-en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding;
• werkervaring als secretaresse en/of projectondersteuner voor directie/bestuurders in een publieke of commerciële omgeving;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• flexibiliteit en een proactieve en dienstverlenende instelling;
• stressbestendig en het vermogen om goede prioriteiten te kunnen stellen en snel te kunnen schakelen tussen diverse partijen;
• kennis van het onderwijs en/of havenbedrijfsleven is een pre.

Belangstelling?
Vragen? Stel deze aan Antje Koster, programmadirecteur sociale transitie Deltalinqs, of Renée Rotmans, adviseur sociale innovatie Port of Rotterdam. Solliciteren? Stuur je cv en begeleidend schrijven naar koster@deltalinqs.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.