Bureaucoördinator bedrijfsvoering

Platform Vrijwillige Inzet | standplaats: Utrecht | dienstverband: Parttime

Wil jij een bijdrage leveren aan de ondersteuning van het vrijwilligerswerk in Nederland?

Als bureaucoördinator ben jij de spil in de organisatie van onze bedrijfsvoering en de uitvoering daarvan.

We zoeken iemand die goed past binnen ons ambitievolle team, daar een onmisbare aanvulling op wil zijn en tegelijkertijd een centrale en verantwoordelijke functie in wil pakken. Je combineert je ruime ervaring met alle aspecten van (financieel) beheer met affiniteit voor de missie van onze vereniging.

Wie zijn wij?

Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) is dé netwerk- en belangenorganisatie voor het vrijwilligerswerk in Nederland. NOV verenigt haar leden, treedt op als woordvoerder en lobbyist van het vrijwilligerswerk en geeft uitvoering aan de verbetering van de kwaliteit van het werken met vrijwilligers, hun organisaties en het vrijwilligerswerkbeleid.

NOV heeft een compact bureau dat de kernactiviteiten van de vereniging uitvoert. Het bureau heeft een kernteam van negen mensen die uitvoering geven aan de doorgaande ondersteuning van het vrijwilligerswerk en aan tijdelijke landelijke programma’s, projecten en samenwerkingsverbanden met andere organisaties. Op dit moment hebben we achttien freelance medewerkers die helpen met de uitvoering. Daarnaast hebben we een bestuur met acht leden, drie vrijwilligers en stagiaires. Bijna alle programma’s voeren we samen met landelijke vrijwilligersorganisaties of lokale vrijwilligerscentrales uit.

NOV kent verschillende inkomstenbronnen:

  1. Contributies van leden (ca. 370 organisaties)
  2. Programma-, project- en instellingssubsidiebaten van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en andere ministeries
  3. Programmabijdragen van vermogensfondsen, zoals het VSBfonds, Oranje Fonds , Kansfonds etc.
  4. Opbrengsten uit activiteiten.

Deze verschillende inkomstenbronnen zijn ondergebracht in een ledenadministratie en in verschillende project- en programma-administraties.

Wat ga je doen?

Als bureaucoördinator ga je:

  • het verenigingsbeleid en de werkplannen omzetten naar de jaarbegroting;
  • de verwerking van de financiële administratie controleren, de uitkomsten verwerken in kwartaalrapportages met de onderliggende specificaties van de grote programma’s;
  • de jaarrekening opstellen voor de directeur, bestuur en de accountantscontrole in overleg met de penningmeester en de accountant, inclusief de technische toelichting op de cijfers en de uitleg over posten voor de verantwoording aan de vereniging;
  • het financiële-, personele-, ICT- en facilitaire beheer van de organisatie coördineren;
  • sterktes en knelpunten in de werkmethoden en procedures signaleren en daarop anticiperen;
  • bankmutaties en memoriaalboekingen controleren. Hierbij heb je de verantwoordelijk voor juistheid, tijdigheid en volledigheid van de financiële administratie en onderliggende grootboeken;
  • het betalingsproces coördineren;
  • de liquiditeitspositie plannen en beheren;
  • leiding geven aan secretaresse en financiële medewerkers. Je plant en prioriteert in overleg met hen de taken en de dienstverlening en houdt de resultaten in het oog. Je houdt met hen ook het jaargesprek en bespreekt ontwikkelingen en loopbaanperspectieven;
  • met de financiële medewerkers zorgdragen voor het beheer van contributies, debiteuren en afdracht van belastingen (BTW en loonheffing), pensioenen en andere reguliere verplichtingen;
  • in samenspraak met de directeur en de programma- of projectleiders de grenzen van project- en programmabegrotingen bewaken.

Als bureaucoördinator val je direct onder directeur en werk je daarmee samen. Je bent verantwoordelijk voor het personeelsbeheer en de aansturing van de in- en externe salarisadministratie.

Wat vragen we?

Je hebt HBO-werk en denkniveau (Bedrijfseconomie, Accountancy, SPD), kennis van en inzicht in de financieel administratieve inrichting van organisaties, wet- en regelgeving en geautomatiseerde systemen.

Je bent accuraat en hebt een onmiskenbare liefde voor cijfers, (financiële) planning en overzicht. Daarnaast ben je in staat om op een prettige en collegiale manier leiding te geven en iedereen te voorzien van de nodige informatie voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Je bent integer in het verwerken van vertrouwelijke gegevens. Jou ontgaat niet veel, ook de grote lijnen niet.

Bij voorkeur heb je ervaring met het boekhoudprogramma SnelStart en notie van het werken met het CRM-programma PerfectView. Je bent thuis in Microsoft Office en hebt de flexibiliteit van geest om voor jou nieuwe systemen te verkennen.

Je hebt 8 jaar aantoonbare relevante werkervaring.

Wat bieden we je?

Je komt in een leuke, informele, uitdagende en maatschappelijk uiterst relevante werkomgeving met enthousiaste collega’s. Je krijgt een contract voor 24 uur, flexibel in te vullen in overleg.

Vereniging NOV werkt met de CAO Sociaal Werk voor welzijn en maatschappelijke dienstverlening. Voor deze functie geldt inschaling in schaal 11, wat neerkomt op een beloning tussen de € 3500 en € 4500 bruto bij fulltime dienstverband, afhankelijk van leeftijd en ervaring.

Aan wie richt je je sollicitatie?

Stuur je sollicitatie voor 2 juni naar Joost van Alkemade, directeur Vereniging NOV (j.vanalkemade@nov.nl, 06 1076 4885). Bij hem kun je ook terecht met vragen over de functie.

Sollicitatiegesprekken vinden plaats in weken 23/24 (vanaf 7 juni).